Így oldd meg céged operatív és szervezési problémáit egy könnyen kezelhető rendszerrel!

És, hogy minek a segítségével? Nem mással, mint workflow rendszer alkalmazásával! És hogy mi is az a workflow és hogyan működik? Szederkényi Zsolttal beszélgettünk.

Zsolt, ti a 2000’-es évek óta foglalkoztok már workflow rendszerekkel. Kiknek ajánlod és hogyan tudnád definiálni a workflow rendszert?

Bármilyen méretű, működő cégnek ajánljuk workflow rendszer alkalmazását, lehet 1, 10 vagy akár többszáz fős egy szervezet, folyamatkezelő rendszer alkalmazásával a napi munka hatékonyabbá és kevésbé költségessé tehető. Továbbá ajánljuk olyan cégeknek is, ahol a vezetők még mindig e-mailben osztják ki a feladatokat és ott is kérik számon, vagy a Google Calendart használják arra, hogy „megmondják”, mikor van egy szerződés lejárta.

A workflow rendszer definíció szerint olyan informatikai megoldást jelent, amelyben modellezhetők, leképezhetők a vállalat üzleti folyamatai, adott esetben teljes működése. Ezeket az előre kialakított folyamatokat a rendszer kezeli, így minden tevékenységlánc mindig ugyanúgy, ugyanolyan határidőkkel, dokumentumokkal, azonos minőségben valósul meg. Ez a fő különbség a workflow illetve az egyéb, bármilyen projekt vagy határidő, esetleg feladatkezelő rendszerek között:

a workflow mindig, minden időben pontosan megmondja, kinek mit kell csinálnia – a modellezett folyamatok szerint – így standardizálható a működés.

Ezzel szemben más típusú rendszerek hiába kezelnek határidőket, feladatokat vagy projekteket, ha nincs ezek mögött egy előre kialakított, megfelelő működést biztosító üzleti folyamat. Természetesen a rendszer rendkívül sok üzleti területen alkalmazható: értékesítés, ügyfélszolgálat, hibabejelentés, projektkezelés, dokumentumkezelés és sok egyéb más. Az, hogy egy ügyfél mondjuk, CRM rendszerként használja – azaz értékesítési folyamatokat kezel benne – vagy például ticketing rendszerként alkalmazza – azaz hibabejelentési folyamatokat és azok megoldását kezeli a rendszerben – csupán döntés és üzleti probléma kérdése.

Épp emiatt egyetlen konkrét üzleti problémára felfűzve nem tudnám definiálni a workflow rendszereket. Ha csupán azt mondanám, hogy egy szerződésnyilvántartó vagy ticketing, esetleg CRM rendszert kínálunk, akkor mindenki értené, hogy egész pontosan miről van szó. Ez a megfogalmazás azonban távol áll a teljes rendszer funkcionalitásától: a dokumentumok, hibajegyek, ügyfelek kezelése csupán néhány a workflow rendszerek által kínált lehetőségekből.

Az is hatalmas előrelépés, hogy manapság egyre több az olyan cég, akik kész rajzzal jönnek, hogy milyen feladatra keresnek üzleti megoldást, amit mi az ő bevonásukkal néhányóra vagy nap alatt lemodellezünk, így pontosan azt fogják kapni, amire szükségük van.

És ez hogyan tud megvalósulni a gyakorlatban?

Az egyik legnagyobb probléma, amivel szembesülünk, hogy a legtöbb cég nem igazán ismeri a tevékenységlánc vagy üzleti folyamat fogalmát, éppen ezért nagyon fontos ennek a szemléletnek, fogalomrendszernek a terjesztése. Ennek az a pozitív változata, ha egy adott cég vezetése szeretne xFLOWer-t és szeretnének megismerkedni a különböző fogalmakkal.

Van most egy saleshouse ügyfelünk, ahol a cég vezetője azt mondta, hogy nyolc éve működteti a cégét, de csak a velünk való együttműködés során látta át, hogy pontosan mit is csinálnak. Amikor megmutattam neki, hogy lehet xFLOWer-ben folyamatokat modellezni rögtön rájött, hogy az eddig munkájuk egyáltalán nem volt hatékony és több helyen is felesleges költségeket termeltek.

Mi azt mondjuk, hogy a működésen nem kell változtatni, viszont  a napi munkát, operatív működést tökéletesen le lehet modellezni és ezeket xFLOWer-ben hibátlanul lehet működtetni, de ha bármilyen okból kifolyólag megváltozik a működés, akkor akár a mi közreműködésünk nélkül is lehet módosítani az üzleti folyamatokat a rendszeren belül – IT vagy programozási tudás nélkül.

Van egy ügyfelünk, ahol két hölgy irányít egy rendkívül nagy céget. Ketten, különösebb programozói ismeret nélkül – modelleznek, módosítanak, vagy éppen hoznak létre  teljes vállalati folyamatokat. A náluk működő postabontási folyamatot a rendszer onnantól kezdve kezeli, hogy minden reggel bejön egy teherautó tele levéllel, azon keresztül, hogy ez az iratanyag gyorsan szkennelésre kerüljön odáig, hogy az utolsó digitalizált dokumentum is megtalálja a gazdáját. Mi folyamatgazdáknak hívjuk őket, átvéve a jelentésében azonos angol kifejezést (process owner).

Mondok egy érdekes példát: nem olyan régen az egyik magyar biztosító megkeresett minket azzal, hogy szükségük lenne egy IT jogosultságkezelő programra, mert most több emberen keresztül fut egy egyszerűnek tűnő ügy. A beszélgetésünk során azonban kiderült, hogy a cég számára hatalmas macera az egész, nem beszélve arról, hogy egy csomó időt és erőforrást elvon a napi működésből.

Mivel minden ehhez hasonló folyamatuk papír alapon működött eljutottak oda, hogy ezeket jó lenne tárolni is valahol, így hát mindent beszkenneltek, de a leírt folyamatok nem mindig az elképzelések szerint valósultak meg.
Ezzel szemben mi azt mondtuk nekik, hogy vizsgáljuk meg a folyamatokat, és egy óra konzultáció után már képesek lehetnek akár maguk is modellezni – tulajdonképpen lerajzolni – ezt a folyamatot. Ezzel megszüntettük a papírhasználatot ezen a területen sőt, a folyamat több lépését automatikusan végzi el a rendszer, így a munkaerő terheltségét is csökkenteni tudtuk.

Workflow szemlélettel gondolkozva a folyamatból kiirtottuk a papírt, a belépő kártya igényléstől, az íróasztal, notebook és mobiltelefon és munkaruha igénylésig minden automatizálva lett, pedig eredetileg csak a papír alapú IT jogosultság igényléseket akarták szkennelni és visszakereshetővé tenni.

A következő fontos workflow tulajdonság vagy funkció az átláthatóság biztosítása. Onnantól kezdve, hogy egy cég xFLOWer-t kezd használni, minden tevékenység látszik: ki mit hagyott jóvá, mikor, ki mit végzett el, kinek milyen elmaradásai vannak.  A rendszer akár emberi beavatkozás nélkül tud ellenőrző folyamatokat indítani, és megvizsgálni, hogy a munkavégzés megfelel-e a modellezett folyamatnak és automatikusan kiszűri a problémákat is.

Más informatikai rendszerekkel – pl. CRM, pénzügyi rendszer vagy számlázó, ERP – együttműködve a worklow képes emberi beavatkozás nélkül feltárni azokat az ügyfeleket, akiknek tartozása van a cég felé.

Ekkor elindít egy kintlévőség-kezelési folyamatot,

  • ellenőrzi a tartozás mértékét
  • felméri, hogy az adott ügyfél:
    • rendszeres tartozó-e
    • mennyivel és mióta tartozik.

Tehát olyan paramétereket gyűjt, amelyek ismeretében teljesen máshogy szükséges kezelni az egyes ügyfeleket. A mi rendszerünkben el lehet dönteni, hogy valakinek postai értesítőt küldjünk, vagy akár sms-t, illetve akár egy ügyintézőnek is kiosztható feladatként – még mindig automatikusan! – hogy keresse fel az ügyfelet telefonon vagy más módon. A workflow ezután a megadott fizetési határidőig „elalszik”, azaz várakozik a határidőre. A határidő elérkeztével ellenőrzi a pénzügyi rendszer adataiban, hogy a tartozás még fennáll–e, és ha rendezték a tartozásokat, akkor lezártnak tekinti az ügyet, ha még mindig vannak kintlévőségek, akkor pedig ismételten kiküld egy felszólítást, vagy esetleg jelez a kintlévőségkezelő partnernek, osztálynak.

Ahogy a fenti példán is látható, xFLOWer–ben nem csupán humán – azaz emberi beavatkozást igénylő, hanem automatizált, rendszerek közötti folyamatfuttatás is megvalósítható (M2M automatizáció, middleware) hiszen minden cégnél vannak olyan tevékenységek, amelyeket lehet automatizálni. Ezeket mi minden esetben feltárjuk és jelezzük az ügyfél felé a megvalósítható automatizációk lehetőségét. Nyilván az automatizáció azt jelenti, hogy az ember ezzel pénzt spórol, ami direkt pénz, de nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy ezekkel a rendszerekkel minimálisra lehet csökkenteni a hibázás lehetőségét. Harmadikként pedig minden egyes lépést dokumentál a rendszer így tökéletesen vissza lehet követni, hogy milyen döntéseket hoztunk, vagy, hogy hónapokkal ezelőtt egy adott partneremmel mit beszéltem és miben maradtunk.

Automatizáció tekintetében szintén nem elhanyagolható tényező a jelenlegi munkaerőpiaci helyzet. Hiszen nem csupán a képzett és emellett megfizethető munkaerő hiányával kell megküzdenie a vállalatoknak, hanem a korábbiakhoz képest eltérő munkavállalói igényeket is kezelniük kellene. Ilyenek például az Y és „millenal” generációk munkahellyel szemben támasztott igényei: fontos a kényelem, a stresszmentes munka, a kiemelkedő munkakörülmények, távmunka lehetősége, jó fizetés és további tényezők is, melyek komoly költséget és a korábbihoz képest egészen más típusú működést kívánnak meg vállalati oldalon. Csakhogy sok feladatuk automatizálható – és a rendszerek, szoftverek amellett, hogy zokszó nélkül, 0-24–ben működnek, nem váltanak munkahelyet, nem kérnek fizetésemelést, nem mennek szabadságra, nem betegszenek meg és ami a legfontosabb: nem hibáznak. Úgy gondolom ez mindkét oldal számára átgondolandó helyzet – több ügyfelünknél merült már fel ilyen okokból automatizációs igény.

A skála két végét már említetted – a saleshouse-os történet, illetve azok, akik konkrét folyamatábrákkal érkeznek, de mi a tipikus? Gondolom mindenkinek van egy gondja, amit szeretne megoldani és itt kerültök ti a képbe.

Mindenkinek van gondja és ahhoz hozzárendelt egy bizonyos költséghalmazt. Általában akkor kezd el az ember problémákat keresni, ha van már rá megfelelő mennyiségű pénze. Folyamatosan nő azoknak a cégeknek a száma, akik egyre többet költenek ilyen típusú fejlesztésekre. Ugyanakkor az sem ritka, hogy a problémák jelentkeznek először, melyek megoldásával több profitot könyvelhet el a vállalkozás.

A vállalkozók arra vannak edukálva, hogy mindenképp legyen vállaltirányítási rendszerük, ha az nem elég akkor esetleg vesznek egy CRM rendszert, de ezek után többségük rájön, hogy továbbra is átláthatatlan excel táblákban tárolja a fontos adatokat és még mindig nem tudja, hogy egy adott projektje éppen milyen fázisban tart. Nem beszélve arról, hogy CRM rendszerekben többnyire – néhány globális fejlesztő vállalat megoldásaitól eltekintve – nem lehet folyamatokat kezelni. Az, hogy az értékesítés egyes lépései előre meghatározhatók vagy esetleg néhány egyszerű művelet automatizálható, még nem folyamatkezelés. Egyrészt, mert CRM rendszerekben nem lehet komplex üzleti folyamatokat leképezni másrészt, mert egy vállalat életében minden mindennel összefügg; az értékesítés például a marketinggel, pénzüggyel, joggal, műszaki osztállyal, felsővezetéssel vagy akár a kintlévőségkezelő partnerekkel. Nem létezik olyan CRM rendszer, amelyben mindezen üzleti folyamatokat kezelni lehetne; erre kizárólag workflow rendszerek képesek.

Magyarországon a legtöbb döntéshozó számára a CRM azt jelenti, hogy értékesítés támogatás, és minden erről szól, hogy venni kell CRM-et, azért, hogy a sales-es kollégák tudjanak értékesíteni. Ha azonban megnézzük a CRM jelentését a világban, akkor valójában a cégműködés támogatását is jelenti, ami workflow alapú CRM rendszereket jelentenek, de ez a magyar üzleti kultúrában sajnos nem így van jelen.

A CRM az egy olyan speciális kasztot képez, ami csak az értékesítésre fókuszál, viszont a cégek működését valamivel támogatni kell.

Sokan tudják, de nem elegen, hogy a dokumentumkezelés is erősen a sales tevékenységek közé sorolható, amire a CRM-rendszerek szintén nem használhatóak. Ezzel szemben a workflow-ban minden tevékenységet és a kapcsolódó dokumentumokat is egy helyen tudjuk kezelni, így ez egy sokkal gyorsabb és hatékonyabb módszere a sales tevékenységek vezérlésének. Szerencsére egyre többen vannak azok, akik már komplex megoldásokban gondolkodnak, és nem elégednek meg az ügyfélnyilvántartás típusú CRM rendszerekkel.

Mondok egy példát: volt egy könyvelő iroda, hol több, mint 20 alkalmazott dolgozott, és a cégvezetőnek fogalma sem volt arról, hogy egy adott céget épp ki könyvel és kikkel épp milyen munkafolyamatban vannak, és már az is gondot okozott, hogy ha bejött egy új ügyfél azt melyik kollégának adhatja át. Egy könyvelő cég esetén számtalan olyan bonyolult folyamat van, amit az ember nem tud fejben tartani – rengeteg adat és határidő, arról nem is beszélve, hogy mi történik akkor, ha egy ember több céget is könyvel. És ehhez a tevékenységhez egyszerűen nincsenek informatikai rendszerek.

Egy másik remek példa erre az ügyvédi irodák működése. Az egyik ilyen iroda azzal foglalkozik, hogy külföldi partnereknek ingatlant adnak el és értelemszerűen ezeknek az adásvételi szerződéseiket is intézik. Havi szinten nagyjából 100-150 ingatlan adásvételi ügyletet bonyolítanak le, és halvány fogalmuk sincs róla, hogy hol tartanak, melyik ingatlannál van már aláírás, melyiknél még csak szerződéskötés és így tovább. Ez egy bonyolult, de egyszerűen lerajzolható az a workflow, ami eszerint támogatja ezeket a munkafolyamatokat.

Hogyan ismertek meg egy folyamatot a gyakorlatban? Hogy nyomozzátok ki a meglévő és a nem meglévő rendszereket, mert gondolom az ügyfelek nem mindig helyes elképzelésekkel érkeznek.

Rengeteg energiát fektetünk abba, hogy megnyerjük az ügyfeleinket. Minden megkeresést követően elmegyünk, beszélgetünk néhány órát, elmondjuk a workflow előnyeit és azt, hogy ez miért éri meg nekik. A lényeg, hogy az ügyfél gondolkodásmódját a folyamatszemlélet irányába mozdítsuk el, amennyiben szükséges. Azaz igyekszünk felhívni a figyelmet a jól szervezett működés, az előre megtervezett operatív tevékenységek fontosságára, az automatizációk lehetőségére és egy sor egyéb olyan lényeges tényre, melyek a magyar üzleti környezetben javarészt hiányoznak. Ezután tartunk egy workshop-ot, ami teljesen az adott cég igényeire szabott. Ekkor lemodellezzük az xFLOWer felületén azt a konkrét folyamatot, amire megoldást keresnek, így kiderülnek a részletek, hogy mi hogyan működik és az ügyfél is látja azokat a funkciókat, történéseket, amelyek a saját működését is jobbá tehetik.

A cégeket általában a workshop szokta igazán meggyőzni, hiszen néhány óra leforgása alatt olyan üzleti problémára találunk egy informatikai rendszernek köszönhetően megoldást, amelyeket évek óta nem tudnak megoldani. Ráadásul ehhez a rendszerhez kaphatnak demo felhasználót és jelszót, így pár napig ki is próbálhatják a rendszer működését. Ez persze nem azt jelenti, hogy azonnal hibátlanul fog működni, mert nyilván néhány óra alatt nem lehet tökéletesen lemodellezni egy cég – vagy részterület pontos tevékenységét, de hosszabb távon biztosan megoldást lehet találni arra a problémára, amire már évek óta nem lehetett, függetlenül attól, hogy ügyvédi, vagy épp egy könyvelő irodáról, esetleg egy gyártó, kereskedő vagy szolgáltató cégről van szó.

Végezetül nézzük meg az xFLOWer-t számokban:

  • Percenként 1500 kattintás történik a rendszerben
  • 10.000 user használja
  • 200 millió dokumentumot kezel évente
  • 8 millió ügyfelet szolgálnak ki ügyfeleink az xFLOWer segítségével
By | 2018-01-16T21:00:02+00:00 január 5th, 2018|Categories: Életmód, Rendezvények, Rólunk, Uncategorized, Üzlet, Videók|Tags: , |0 Comments

About the Author:

Leave A Comment